Gemeenten kampen met financiële onzekerheden binnen de Wmo en Jeugdwet. De ToetsPraktijk reduceert deze onzekerheden door onderzoek uit te voeren op de prestatielevering van de gedeclareerde ondersteuning. Zorg er als gemeente voor dat dit onderdeel is van je totale set aan interne beheersmaatregelen en dat je de bevindingen uit het onderzoek evalueert en opvolgt. Hiermee laat je zien (aan de accountant en aan de gemeenteraad) dat je als gemeente in control bent.

Over het boekjaar 2017 heeft de ToetsPraktijk voor 17 gemeenten de rechtmatigheid van de bestedingen binnen de Wmo en Jeugdwet inzichtelijk gemaakt middels een onderzoek. De bevindingen uit deze onderzoeken (die te lezen zijn in onze whitepaper) zijn inmiddels vertaald naar een verbeterd werkproces voor boekjaar 2018. Hierbij is rekening gehouden met de wensen vanuit de accountant en vanuit de gemeenten. Denk hierbij aan procesverbeteringen, zoals een effectievere vragenlijst en een verbeterde cliënt- en eindrapportage, maar ook aan het naar voren halen van het onderzoek in de tijd. Hierdoor creëer je ruimte om de bevindingen uit het onderzoek op te volgen, wat volgens de pgb-notitie van de BADO onderdeel is van de interne beheersing.

De bevindingen uit het onderzoek zijn enorm waardevol om de interne beheersing te verbeteren. Dit is een cyclisch proces waarin doelen worden gedefinieerd, gemonitord, geanalyseerd, bijgestuurd en geëvalueerd.

Controle boekjaar 2018

Inmiddels is de ToetsPraktijk voor de eerste vier gemeentelijke opdrachtgevers gestart met de inrichting van de controle over boekjaar 2018. Deze gemeenten geven gehoor aan de roep van accountants om tijdig te starten met het onderzoek. Hierdoor kan het eerste kwartaal van het nieuwe jaar gebruikt worden voor het opvolgen van het onderzoek, alvorens de resultaten aan de accountant worden gepresenteerd.

Niet alle gemeenten even ver

Per 1 januari 2018 telt Nederland nog 380 gemeenten. Iedere gemeente maakt op haar eigen tempo ontwikkelingen door op het gebied van de interne beheersing in het sociaal domein. We kunnen gemeenten grofweg in drie categorieën verdelen.

Allereerst zijn er gemeenten die geen aanvullende werkzaamheden uitvoeren om het uitgegeven geld binnen de Wmo en Jeugdwet te toetsen. Dit heeft als gevolg dat de accountant de pgb-bestedingen binnen de Wmo en Jeugdwet voor 100% als onzeker beschouwen. Bij de bestedingen binnen de zorg in natura zijn gemeenten afhankelijk van de aanlevering van productieverantwoordingen en controleverklaringen vanuit de zorgaanbieders (als hierin geen aanvullend onderzoek wordt gedaan naar de bestedingen). Ongetwijfeld zijn deze gemeenten hard aan het werk om de interne beheersing op orde te krijgen.

Daarnaast zijn er gemeenten die aanvullend onderzoek uitvoeren met als voornaamste (en soms enige) doel om de benodigde input voor de accountant te verkrijgen. Het onderzoek dient om inzicht te krijgen in de huidige bestedingen binnen de Wmo en Jeugdwet, maar óók om het huidige proces (beleid, toegang, controle) onder de loep te nemen en aan te scherpen.

De derde categorie bestaat uit gemeenten die vanuit de intrinsieke motivatie handelen om de interne beheersing op orde te hebben. Zij zien in dat een goede interne beheersing bijdraagt aan een rechtmatige en doelmatige besteding van het zorggeld.

Het onderzoek naar de prestatielevering van de gedeclareerde ondersteuning is onderdeel van de totale set aan beheersmaatregelen. Onderaan het artikel geven we een toelichting op de totale set aan beheersmaatregelen.

Onderzoek is zowel sluitstuk als startpunt

Met het uitvoeren van een onderzoek verkrijg je als gemeente inzicht in de rechtmatigheid en doelmatigheid van de bestedingen binnen de Wmo en Jeugdwet. Maar daarnaast is het ook een toets op je huidige proces en beleid. We trachten hierbij de bevindingen te linken aan risicoprofielen (bijv. beschermd wonen in combinatie met pgb), beleidskeuzes (bijv. ondoelmatige ondersteuning omdat er geen eisen in het beleid zijn vastgelegd omtrent ondersteuningsplannen, waardoor er geen gerichte ondersteuning wordt geleverd), toegang (bijv. ruime indicatiestelling door de wijze van indicatiestelling of expertiseniveau van de uitvoering), toegang in combinatie met beleid (bijv. geen eisen aan de pgb-vaardigheid waardoor niet pgb-vaardige cliënten een pgb verstrekt krijgen waardoor er een verhoogde kans is op fouten en onrechtmatigheden).

Naast het opvolgen van de bevindingen in het onderzoek op cliëntniveau is de evaluatie op het huidige proces minstens zo van belang. De bevindingen uit het onderzoek zijn enorm waardevol om de interne beheersing te verbeteren. Dit is een cyclisch proces waarin doelen worden gedefinieerd, gemonitord, geanalyseerd, bijgestuurd en geëvalueerd. Alleen op die manier werken we samen toe aan het verbeteren en verduurzamen van het systeem, waar schaars zorggeld rechtmatig en doelmatig wordt besteed.

 

Heeft u behoefte aan aanvullende informatie of ondersteuning op dit gebied? Neem contact op met onze adviseurs voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

 

Interne beheersmaatregelen

De pgb-notitie van de BADO beschrijft een mix aan controlewerkzaamheden die moeten leiden tot een voldoende en betrouwbare onderbouwing van de pgb-lasten. De aanpak bestaat uit de volgende onderdelen, die we summier toelichten.

1. Bepaling totale last in de jaarrekening

De gemeente dient de totale last voor de bestedingen Wmo/Jeugd in de jaarrekening te ramen. De raming is gebaseerd op budgetoverzichten van de SVB. In het voorjaar van het nieuwe jaar komt de SVB met de prognose van de totale besteding van het afgelopen jaar. Mocht de gemeente een vroege jaarafsluiting wensen dan kan het uitgaan van ervaringscijfers om de uitnutting in de resterende maanden te ramen. In de definitieve bepaling van de jaarrekeninglast worden eventuele verschillen gecorrigeerd.

2. Interne controles door de gemeente

De auditdienst van de SVB controleert de formele rechtmatigheid van de pgb-betalingen. Dit houdt in dat ze checken of de betaling voldoet aan de regelgeving en voorwaarden. Het onderdeel prestatielevering wordt niet in het onderzoek van de SVB betrokken. Wanneer de gemeente geen aanvullende werkzaamheden uitvoert, is de rechtmatigheid en getrouwheid in de gehele jaarrekening onzeker.

De interne controles bestaan uit vier onderdelen: controle van het toekenningsproces, budgetconfirmatie met de SVB, analyse uitnutting per cliënt en controle op de levering van zorg. De eerste drie werkzaamheden zijn administratieve controles. Bij de controle op de levering van zorg wordt ook de cliënt betrokken. Het onderzoek van de ToetsPraktijk betreft een controle op de levering van zorg.

3. Evaluatie van fraudesignalen

Gemeenten dienen adequaat te reageren op fraudesignalen, waarbij signalen worden vastgelegd, onderzocht en geëvalueerd. Wanneer signalen niet worden opgevolgd, wordt de kans hoger ingeschat dat er ten onrechte lasten zijn betaald uit het pgb-budget. Dit geldt overigens ook voor signalen van onrechtmatigheid waar geen vermoeden van fraude bestaat.

4.Evaluatie van de controles

Tot slot dient de gemeente de uitgevoerde werkzaamheden te toetsen. De controlestappen dienen te worden geëvalueerd en de effecten van de uitkomsten op de totale pgb-lasten moet worden bepaald. Afhankelijk van de uitkomsten zal de gemeente mogelijk de lasten corrigeren en eventueel maatregelen nemen om de kwaliteit van de beheersing te verhogen.

Share