De ToetsPraktijk voert voor gemeenten onderzoeken uit naar de rechtmatigheid en doelmatigheid van de geleverde ondersteuning binnen de Wmo en Jeugdwet. We krijgen geregeld vragen vanuit verschillende afdelingen van gemeenten hoe het onderzoek in zijn werk gaat. Vandaag geven we een kijkje achter de schermen bij ons rechtmatigheidsonderzoek.

Projectleider Nick van Soest: ‘We brengen voor gemeenten in beeld of het bestede zorggeld goed terecht is gekomen’.

Nick van Soest is werkzaam als projectleider Wmo/Jeugdwet bij de ToetsPraktijk. Nick stuurt daarbij het projectteam aan en draagt zorg voor de communicatie met de opdrachtgever.  ‘Het onderzoek is enerzijds bedoeld om te toetsen of cliënten wel de ondersteuning hebben gekregen en anderzijds om te toetsen of de ondersteuning aansluit bij de hulpvraag van de cliënt. In één huisbezoek maken we de gehele cliëntsituatie inzichtelijk.’

De bevindingen uit het huisbezoek worden teruggekoppeld in een cliëntrapportage. Daarnaast verkrijgt de gemeente aan het eind van het project een overkoepelende eindrapportage. Hierin koppelen we de statistische gegevens over de getoetste onderdelen uit het onderzoek terug. Tevens geven we aanbevelingen voor het verbeteren van de interne organisatie op het gebied van beleid, toegang en proces.

Maar voordat het onderzoek daadwerkelijk wordt uitgevoerd, vindt er in het voorstadium afstemming plaats tussen de gemeente, de accountant en de ToetsPraktijk. Lucas Lemmens, adviseur bij de ToetsPraktijk, geeft een toelichting.

‘Het is van belang dat er afstemming met de accountant plaatsvindt over het project. De accountant moet namelijk akkoord gaan met de voorgestelde steekproefgrootte van de gemeente en met de werkwijze van de ToetsPraktijk. Wij voeren zelf proactief gesprekken met de grotere accountantskantoren actief in de gemeentemarkt om onze werkwijze aan te laten sluiten op de behoeften vanuit de accountants. Daarnaast ondersteunen we onze gemeentelijke klanten hierin wanneer dit wenselijk is. Hiermee borgen we dat ons onderzoek wordt erkend door de accountant en de resultaten kunnen worden meegenomen in het verkleinen van de onzekerheden in de uitgaven binnen het sociaal domein.’

Wanneer de gemeente en de accountant akkoord zijn, kan het project worden opgestart. Nick van Soest vertelt hoe dit in zijn werk gaat.

In twee weken tijd zorgen we ervoor dat het project is ingericht om vervolgens over te gaan tot uitvoering. We stemmen hierbij het projectplan, de vragenlijst en de communicatieset (brieven en FAQ) af met de klant. Daarnaast richten we ons IT-systeem in, conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).  We houden intern een kick-off met het projectteam om het team klaar te stomen om het onderzoek uit te voeren. Aangezien iedere gemeente een ander, gemeentespecifiek beleid hanteert, is het van belang dat het projectteam op de hoogte is van de afspraken en werkwijze van de betreffende gemeente. Daarnaast houden we voor aanvang van de huisbezoeken een kick-off op locatie van de klant, zodat de klant weet wie er namens de gemeente op huisbezoek gaat en alle neuzen dezelfde kant op staan.’

Nadat het project is ingericht, start de operationele fase. In deze fase plannen we de huisbezoeken, voeren we het administratief vooronderzoek, het huisbezoek en de kwaliteitscontrole uit en leveren we de cliëntrapportages op. Nick licht toe:

Planning

‘Wanneer we het project hebben ingericht, kunnen we van start met de planning. We versturen allereerst een aankondigingsbrief naar de cliënten waar we een huisbezoek bij gaan uitvoeren. Cliënten kunnen ons bellen of kunnen (bij grotere projecten) digitaal een afspraak inplannen. We bellen tevens zelf proactief uit. Nadat de afspraak is gepland versturen we nog een bevestigingsmail of -brief toe.

Administratief vooronderzoek

In het administratief vooronderzoek gaan we na of alle documenten aanwezig zijn, voldoen aan de voorwaarden en of de afspraken in de documenten met elkaar overeenkomen. Denk hierbij aan de beschikking, zorgovereenkomsten, facturen/declaraties en zorg- en ondersteuningsplannen. Opvallende zaken geven we aan de huisbezoeker mee om in het huisbezoek nader uit te vragen.

Huisbezoek

In het huisbezoek gaan we in op de geleverde ondersteuning. Is deze geleverd conform declaraties (rechtmatigheid)? Sluit de ondersteuning aan op de hulpvraag van de cliënt (doelmatigheid)? Sluit de indicatie nog aan op de actuele situatie? Is de cliënt of diens vertegenwoordiger pgb-vaardig (in geval van pgb)? Spelen er nog andere belangrijke zaken? Onze collega’s die de huisbezoeken uitvoeren hebben allen een zorgachtergrond en hebben veel ervaring met het voeren van cliëntgesprekken.

Kwaliteitscontrole en oplevering

De rapportage voortkomend uit het huisbezoek wordt vervolgens op de backoffice tegengelezen op inhoud en consistentie. Wanneer het nodig is, wordt de huisbezoeker gevraagd om een toelichting te geven op bepaalde zaken. De projectleider levert wekelijks de cliëntrapportages op.

Nick van Soest: ‘Ik ben tevreden wanneer wij inzichten genereren waar gemeenten daadwerkelijk iets mee kunnen.’

De week nadat het laatste huisbezoek is uitgevoerd, leveren we de eindrapportage(s) op en komen we de resultaten presenteren op locatie van de gemeente.

Wanneer alle huisbezoeken zijn uitgevoerd, analyseren we de data en geven we overkoepelende inzichten op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid, juistheid van de indicatie en pgb-vaardigheid. Deze splitsen we uit per wet (Wmo en Jeugdwet) en leveringsvorm (pgb en ZIN). Daarnaast geven we advies over de opvolging van het onderzoek en het verbeteren van de interne organisatie.

De bevindingen presenteert de projectleider samen met een huisbezoeker op locatie van de gemeente. We beogen hiermee het verhaal dat we hebben opgehaald in het onderzoek goed over te brengen aan (zoveel mogelijk belanghebbenden binnen) de gemeente en trachten we om het besef te creëren om vervolg te geven aan het onderzoek.

Wat hoop je uiteindelijk te bereiken? Wanneer ben je tevreden? Vroegen we aan Nick.

Als projectleider ben ik ervoor verantwoordelijk dat wij als ToetsPraktijk binnen de gestelde deadline een onderzoek opleveren dat meerwaarde heeft voor onze klanten. Dat wij de inzichten hebben gegenereerd waar ze daadwerkelijk iets mee kunnen en dat we ze op weg helpen en stimuleren om verder aan de slag te gaan om ervoor te zorgen dat het schaarse zorggeld goed en passend wordt besteed. Dan kijk ik samen met de rest van het team terug op een geslaagd project!

Share